OBJETIVOS DE APRENDIZADO

Experimente o “learning-by-doing” do Kanban, onde você tem uma experiência prática do Kanban que surge de um processo existente.

Entenda o impacto que “jogar o jogo” pode potencialmente causar, em vez de simplesmente olhar para um quadro Kanban e a mecânica.

Ganhe a capacidade de ver que uma placa é um sistema vivo que se adapta e funciona para o processo/produto e para as pessoas que o utilizam. Não existe uma prancha perfeita.

Entenda os efeitos de limitar seu “WIP”, Trabalho em andamento (Work In Progress).

Experimente a auto-organização e adaptação, bem como a autoliderança.

Divirta-se um pouco com pizza!

MATERIAIS FACE-A-FACE EM DETALHE/PREPARAÇÃO

• Post-it rosa: 2 blocos por equipe (presunto ou presunto vegano);
• Post-it Amarelo (ouro ou laranja): 2 blocos por equipe (queijo);
• Cartão A4 amarelo para impressora: (base de pizza);
• 2 marcadores vermelhos por equipe: (molho de tomate);
• 2 bastões de cola por equipe: (para colar no poste, uma vez cortada);
• 1 rolo de fita adesiva por mesa;
• 2 tesouras por equipe;
• 1 prato de papel (como forno);
• Papel branco A4 (para placa da pizzaria).

CRIAR NOME DA EQUIPE E DA PIZZARIA

Crie equipes de 4 a 6 pessoas e certifique-se de que cada mesa tenha os materiais descritos acima.

Peça a cada equipe para escolher o nome da pizzaria e prenda a placa na mesa.
Por exemplo: “Hyper Pizza & Bar”

NOTAS DO FACILITADOR: Colete os nomes dos times, escreva no flip chart “Placar” na frente da sala para que todos vejam para criar um senso de competição saudável!

COMPARTILHAR PROCESSO IMPLÍCITO E JOGAR

Crie um exemplo de uma “boa” fatia de pizza de calabresa para mostrar para as equipes antes de começarem - para demonstrar como é uma “boa” fatia de pizza padrão.

Mostre aos participantes a fatia de pizza e fale sobre os ingredientes:
- Uma fatia de base de pizza (triângulo de papel);
- Molho de tomate (marcador vermelho);
- 3 fatias de calabresa (Post-its rosa);
- 3 fatias de cebola (Papeis brancos);
O molho de tomate cobre bem o fundo da pizza e as coberturas são cuidadosamente cortadas e distribuídas uniformemente pela pizza.

O prato é o seu forno, podendo levar no forno no máximo três fatias de pizza de cada vez. O tempo de cozimento é de 30 segundos. Nenhuma adição ou remoção de fatias depois de iniciado o processo de cozimento, o forno é fechado até decorridos 30 segundos.

O desafio é produzir o máximo de pizzas possíveis, evitando o desperdício.

• Certifique-se de que esta instrução seja escrita de forma clara, juntamente com a aparência de uma boa fatia de pizza.

Pergunte a todos os participantes se eles entendem.

Grite “VALENDO”

NÃO diga a eles um horário definido. - Toque música rápida - Ande e aumente o ritmo sutilmente - Tempo de 8 minutos - Não diga a eles quando está perto do fim.

Grite “PAROU” quando o tempo acabar.

O TEMPO ACABOU, VERIFICAÇÃO DE QUALIDADE! E PONTUAÇÃO

Quando o tempo acabar, faça com que as equipes se afastem para admirar seu trabalho. ENTÃO revele o sistema de pontuação:

• +10 pontos por uma fatia de pizza totalmente cozida
• -4 pontos para cada base de pizza
• -1 pontos para cada pedaço de pizza ou presunto cortado

Colete as pontuações e verifique a qualidade.

Comente sobre coisas como:

• Se eles têm fatias gigantes “nos tirando do mercado!”
• Coberturas demais ou insuficientes “sem continuidade”
• Certifique-se de espalhar até o molho de tomate “os clientes estão reclamando!”

DICA: Mantenha o jogo leve!

APRESENTE KANBAN (explicação de cada princípio abaixo - na Etapa 8)

No final da rodada inicial, apresente o Kanban e suas principais práticas:

• Visualize o fluxo de trabalho;
• Limite seu trabalho em andamento (WIP);
• Gerenciar o “workflow” (fluxo de trabalho);
• Implementar Loops de Feedback;
• Tornar as políticas de processo explícitas;
• Melhore de forma colaborativa.

Fale sobre os princípios.

Pergunte aos participantes:

• Eles usam Kanban no trabalho e como isso ajuda?
• Peça às equipes que se concentrem nessas práticas daqui para frente.

2 ª RODADA

Organize e recicle os materiais, complete os que não foram cortados.

Dê aos participantes as mesmas instruções da Rodada 1, mas desta vez diga que eles têm 8 minutos para assar suas pizzas.

Dê a eles 5 minutos para planejar usando os princípios Kanban estabelecidos.

Perto do fim, diga que eles têm 1 minuto.

Toque uma música mais calma.

Após 8 minutos, pare e colete as pontuações.

DEVE haver uma grande melhoria!

Recompense as equipes que mais ganham/melhoram com um prêmio (por exemplo, doces/pizza).

REFLEXÃO

5 minutos para refletir em equipes

10 minutos para compartilhar com o grupo mais amplo (dependendo do tamanho da equipe/grupo pode ser mais longo).

Possíveis prompts de reflexão

• Como você se comportou no primeiro turno em relação ao segundo turno?
• Como você se sentiu na primeira rodada em comparação com a segunda?
• O que você aprendeu como equipe?
• Houve um líder?
• O que mais?

PRÁTICAS KANBAN

Visualize o workflow Com a produção física da Pizza o workflow está sempre presente, e ao desenhar o workflow criamos um modelo que podemos usar para refletir sobre o processo atual.

Lembre-se: todos os modelos estão errados, mas alguns são úteis. O workflow é uma simplificação e nunca pode corresponder perfeitamente à realidade, mas permite-nos estudar e compreender o nosso trabalho.

Observe que o fluxo de trabalho pode ser representado de várias maneiras. O fato de algumas pizzas irem para o forno com recheios e outras sem, pode ser descrito através de etiquetas, raias, workflows não lineares, redes dirigidas, cadências (alternando entre calabresa e rúcula no forno) ou uma série de outros métodos.

Ao longo do jogo, cada equipe criou um fluxo de trabalho que fazia sentido em seu próprio contexto de pessoas, recursos e gargalos. Embora seja provável que outras equipes possam pegar um tabuleiro e torná-lo seu, isso não significa que qualquer um dos tabuleiros seja necessariamente “mais certo” do que os outros.

Limite de WIP Ao longo do jogo, os gargalos embutidos faziam com que as filas se acumulassem. Isso é intencional. Durante o jogo, as equipes introduziram limites no trabalho em andamento (WIP) para garantir que eles produzissem as coisas certas e para evitar a perda de pontos por materiais não utilizados. Os participantes perceberam que os limites do WIP são mais do que simples limitações: eles impulsionam e mudam o comportamento das pessoas. As pessoas tendem a interagir mais na produção geral, se comunicar mais e ajudar umas às outras quando necessário.

Gerenciar o fluxo Kanban funciona melhor quando o trabalho está fluindo bem pelo sistema. Normalmente, você aumentaria o fluxo medindo e minimizando o tempo de espera. Infelizmente, isso leva muito tempo longe do facilitador e, portanto, no Jogo da Pizza, usamos um sistema de pontuação que é configurado para penalizar o estoque e acionar um comportamento de otimização de fluxo semelhante.

Nas primeiras rodadas do jogo há uma tendência de preparar antecipadamente pequenos estoques de materiais. Nas rodadas posteriores, a equipe aprende a manter o estoque baixo e o fluxo, estreitando os limites do WIP.

Medir o fluxo no Jogo da Pizza pode ser muito instrutivo, mas você precisará de um co-facilitador para fazer isso.

Torne as políticas de processo explícitas Após a primeira rodada, cada equipe documentou seu fluxo de trabalho, marcando-o na mesa. Quaisquer alterações no sistema eram feitas imediatamente na mesa. Também definimos um padrão de qualidade comum ao selecionar uma Pizza de Referência. Como isso ajudou no trabalho? Que tal papéis? As pessoas tinham papéis claros? Como eles apareceram? Quem alocou os “recursos” nesta simulação?

Implementar ciclos de feedback Sobre o que coletamos feedback? Peça às equipes que pensem por um momento sobre os tipos de feedback loops que existiam no jogo e escrevam-nos em post-its. Você pode coletar todos os post-its em um quadro ou pedir às pessoas que deem exemplos. Durante o interrogatório, pergunte a eles o que teria acontecido sem cada tipo específico de feedback.

Melhore de forma colaborativa e experimental O jogo consistia em quatro rodadas, com tempo para inspeção e adaptação entre elas. O que teria acontecido sem a possibilidade de inspecionar e adaptar? Quem fez a inspeção e adaptação? Em que informações foi baseado? O que as pessoas nas mesas conversaram durante a produção da pizza?

Dicas + FAQs do Agile 42:

Lembre-se de que o Jogo Pizza Kanban é antes de mais nada uma experiência de aprendizado e uma ferramenta de ensino. Na verdade, nem mesmo é sobre pizza (real), é sobre Kanban (real). Não deixe o jogo degenerar em entretenimento estúpido, uma competição acirrada ou um caos total. Mantenha o jogo firme e focado nos objetivos de aprendizagem da maneira pretendida.

Por que não podemos ter um cronômetro grande e rodadas de exatamente seis minutos? Se a equipe souber quanto tempo resta, ela começará a desacelerar o processo com antecedência, a fim de minimizar o desperdício. Embora seja bom minimizar o desperdício, queremos que as equipes façam isso enquanto o trabalho ainda está em andamento. Na prática, algo entre cinco e sete minutos parece estar bem.

A equipe pede um forno extra, devo dar a eles? Não. Se você magicamente “consertar” um gargalo para a equipe, entregando-lhes recursos extras, eles não aprenderão a identificar e lidar com os gargalos sozinhos. Em vez disso, eles aprendem que podem reclamar do gargalo e removê-lo magicamente. Ops.

Lembre-se também de que sempre que você remove o pior gargalo, outro gargalo aparecerá (consulte a Teoria das Restrições para obter uma explicação). Demora um pouco até que o sistema se restabeleça e o novo gargalo surja. Nas quatro rodadas do jogo, não temos realmente tempo para mais de uma, talvez duas mudanças desse tipo.

O jogo está muito lento, as equipes precisam de mais pressão para fazer as coisas. Todas as equipes são diferentes e a falta de pressão visível não é necessariamente ruim. Deixe o jogo surgir e não empurre as equipes para um script fixo. Observe o que está acontecendo e fortaleça suavemente o bom comportamento e suprima o comportamento indesejado. Dito isso, se você acha que as equipes não estão dando o seu melhor, tente criar um pouco mais de competição entre as equipes. Você também pode pedir às equipes para medir e melhorar o tempo de espera.

Algumas equipes estão trabalhando rápido demais e fazendo pizzas feias. Como devo abordar isso? Torne-o visível, torne-o explícito. Aponte a diferença de qualidade para todas as equipes e peça que concordem quanto ao nível de qualidade. Eles podem, por exemplo, nomear uma pessoa como controle de qualidade para examinar e aceitar entregas de pizza, ou elaborar uma Definição de Pronto ou fazer uma Pizza de Referência Padrão.

Esta equipe está rasgando pedaços de presunto com as mãos e chamando de “pizza artesanal”, o que devo fazer? As equipes descobrem rapidamente que as tesouras são um gargalo e algumas começam a rasgar as coberturas manualmente. Quando desafiados, eles dizem que é presunto de pizza feito à mão e, portanto, mais desejável do que presunto cortado em fábrica.

Diga a eles que é feito de matérias-primas normais de presunto (ou seja, post-its rosa) e eles podem receber feedback de clientes irritados que pensaram que eles estavam comprando presunto artesanal, mas não o fizeram. Se tudo mais falhar, consulte a Pizza de Referencia e diga que você não pode aceitar pizzas feias.

Variações e extensões? Se você desenvolver uma grande extensão que funciona bem e aprimora o jogo, ficaremos encantados em saber dela e possivelmente também incluí-la em uma versão futura. No entanto, vimos e ouvimos falar de facilitadores apresentando coisas que não funcionam muito bem, incluindo:

• Novas receitas de pizza (“agora com queijo triplo!”)
• O mensageiro de pizza (alguém dedicado a receber pedidos e entregar pizzas)
• O cliente preocupado com a qualidade (muuuuito exigente com as pizzas)
• O inspetor da FDA (“e por que você está rasgando o presunto a mão? tsk tsk … “)
• Um sistema monetário para comprar ingredientes e vender pizzas …

Lembre-se de que o Jogo Pizza Kaban é antes de mais nada uma experiência de aprendizado e uma ferramenta de ensino. Na verdade, nem mesmo é sobre pizza (real), é sobre Kanban (real). Não deixe o jogo degenerar em entretenimento estúpido, uma competição acirrada ou um caos total. Mantenha o jogo firme e focado nos objetivos de aprendizagem da maneira pretendida.