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Planejamento de Reuniões IDOARRT

IDOARRT é uma ferramenta simples que ajuda você a conduzir um processo em grupo ou uma reunião eficaz ao determinar claramente, logo no início, seu propósito, estrutura e objetivos. A ideia é que todos os participantes compreendam todos os aspectos da reunião ou processo, criando assim um terreno comum seguro para começar. A sigla significa Intenção (Intention), Resultado Desejado (Desired Outcome), Agenda (Agenda), Regras (Rules), Papéis e Responsabilidades (Roles and Responsibilities and Time) e Tempo (Time).

  1. Passos 1:

    Antes da reunião/processo, prepare um flip chart/slide descrevendo todos os pontos do IDOARRT. Veja abaixo:

    Intenção – Qual é a intenção, ou propósito, da reunião? Em outras palavras, por quê?

    Resultado(s) desejado(s) – Quais resultados específicos devem ser alcançados até o final do projeto?

    Agenda – Quais atividades o grupo vai abordar, em que ordem, para avançar para o resultado desejado?

    Papéis – Que papéis ou responsabilidades são necessários para que a reunião transcorra sem problemas? Quem está facilitando e quem participa? Quem documenta e quem controla o tempo? O que você espera dos participantes?

    Regras – Quais orientações serão implementadas durante a reunião? Poderiam ser em relação a normas acordadas do grupo, como também ao uso de notebooks/celulares, ou regras práticas relacionadas ao espaço. Peça aos participantes que adicionem regras para que sintam que elas são deles.

    Tempo – Qual é o tempo esperado para a reunião, incluindo intervalos, e a que horas a reunião terminará?

  2. Passos 2:

    No início da reunião, apresente o processo IDOARRT, ponto a ponto. Peça aos participantes que façam perguntas ou sugestões de mudanças. Uma vez que o grupo estiver satisfeito com o plano, continue com o resto da reunião.